L’entreprise est responsable de la gestion des documents et des papiers qui y sont associés. La bonne organisation des documents permet aux employés d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin et de retrouver facilement les documents importants. Suivez les conseils de cet article pour savoir comment bien organiser les documents de votre entreprise !
Quelles sont les meilleures façons de les stocker ?
Il y a plusieurs façons de stocker les documents de votre entreprise, mais certaines sont meilleures que d’autres. Voici quelques conseils pour vous aider à stocker vos documents.
Tout d’abord, consultez d’autres informations ici et pensez à la manière dont vous allez accéder aux documents. Si vous avez besoin d’un accès rapide et facile, il est préférable de les stocker numériquement. La numérisation des documents est une excellente façon de garder les papiers de votre entreprise en sécurité. Cela vous permet de les archiver et de les partager facilement avec d’autres personnes. Vous pouvez également sans grande difficulté les retrouver si vous avez besoin de les consulter à nouveau. Avec un service de cloud storage comme Google Drive ou Dropbox, ou bien une unité de stockage externe pour votre ordinateur, vous pouvez réussir ce pari.
Si vous avez des documents importants qui doivent être archivés, il est préférable de les envoyer à un service d’archivage professionnel. Ces services peuvent être coûteux, mais ils garantissent que vos documents seront correctement stockés et protégés.
Enfin, si vous n’avez pas besoin d’accès immédiat aux documents et que vous voulez juste les garder en sécurité, vous pouvez envisager les mettre dans une armoire. Cependant, fermez bien cette case afin que personne ne vienne fouiller et avoir accès à ces documents importants de l’entreprise.
Durée de conservation des papiers et des documents en France
Garder ses documents peut paraître fastidieux par moments, mais c’est une étape à ne pas négliger si l’on veut développer une activité sereinement. Voici quelques conseils pour garder certains documents pendant une durée donnée.
Les documents fiscaux
Les documents fiscaux de votre entreprise doivent être conservés pendant une période de six ans à compter la date de clôture de l’exercice comptable auquel ils se rapportent. Ces documents peuvent être conservés sous forme papier ou numérique.
Les documents sociaux
Les documents sociaux de votre entreprise sont importants, car ils peuvent vous aider à prouver votre identité et votre adresse. Ces documents peuvent inclure des factures, des relevés bancaires, des contrats et d’autres documents officiels. Il est important de les garder en sécurité et de les mettre à jour régulièrement.
